La gestione della pec multiutente

Pec e sicurezza degli accessi multiutenza

La gestione delle mail è molto spesso un problema in molte aziende, ed è un punto chiave molto importante.
La posta elettronica è diventata negli ultimi 20 anni un strumento basilare per comunicazioni sia interne all’azienda che esternamente, e con l’arrivo della PEC (posta elettronica certificata) è divenuto anche uno strumento per comunicazioni ufficiali e scambio di documenti firmati.

L’uso della posta elettronica deve quindi essere gestito in modo efficiente, ancora di più se pensiamo ai diversi account che una persona deve seguire contemporaneamente all’interno di una complessa rete aziendale. Risolvere il problema delle PEC multiutente è fondamentale, altrimenti si rischia poi di far perdere il focus su chi ha letto una mail o archiviato un documento o ancora su chi ha risposto ad una PEC.

Lo smart working, che oggi va tanto di moda, non aiuta poi a migliorare la situazione, perché anche comunicazioni banali che prima avvenivano o a voce o tramite app di messaggistica istantanea, ora avvengono quasi sempre via mail, questo per dare maggior ufficialità alla comunicazione.
Ergo, ci troviamo inondati di mail.
Basti ad esempio pensare a tutte le mail che un normale dipendente riceve solo perché in copia conoscenza (cc), mail magari utili ma che aiutano a perdere di vista le mail più importanti.

A tal proposito, esiste una ricerca del McKinsey Global Institute, ovvero il settore di ricerca aziendale ed economica di McKinsey, che evidenzia come il 30% circa del tempo speso quotidianamente da un dipendente viene impiegato nella gestione e controllo delle email, siano esse PEC o normali mail. Pensate a quante ore possono essere impiegate diversamente se vi fosse in tutte le aziende un flusso documentale ben organizzato.

Alcuni problemi della gestione delle mail

Alcuni limiti organizzativi nella gestione della posta elettronica o problemi insiti nella natura della stessa portano a dei svantaggi che soluzioni studiate appositamente possono risolvere.
Tra questi problemi troviamo:

• Perdita di tempo: Ricerche di file, documenti, comunicazioni perse nel tempo perché la casella PEC o la mail non è mai stata organizzate come si deve nel tempo.
• Mail spam: premesso che lo spam su PEC non è legale, il classico spam sulle mail è fonte di distrazione e perdita di tempo.
• Gestione di presa in carico: Chi ha eseguito quella determinata attività? E quando nessuno prende in carico una determinata PEC possono insorgere problemi anche gravi.

Come risolvere questi problemi? Con un buon software gestionale PEC, magari adattato su misura per la vostra azienda.

Software gestionali per la PEC

Che funzionalità basilari deve avere un software gestionale per le mail PEC?
Vediamo per punti sintetici le caratteristiche:

1. Gestione multiutente
   Un azienda potrebbe benissimo avere più PEC di diversa origine, come possono essere ad esempio la PECdell’ordine e la PEC aziendale classica, ed essendo di provider diversi non possono coesistere all’interno della stessa piattaforma.
   Un software gestionale PEC deve riuscire ad integrare le due o più diverse PEC centralizzando gli accessi con un unico account dopo aver correttamente configurato i parametri delle singole PEC.
2. Gestione documentale
   Avendo più PEC si pone il problema di archiviare e salvare i documenti in un unico repository e possibilmente con un metodo di archiviazione strutturato, ma se questa operazione avviene manualmente salvando di volta in volta i documenti o le PEC, prima o poi qualcosa si perde sicuramente per strada.
   Una piattaforma di gestione PEC deve pensare anche a questo, cioè garantire un flusso documentale univoco e centralizzato, con uno spazio adeguato e monitorato e che funzioni all’interno di un sistema di conservazione sostitutiva a norma.
3. Organizzare le mail
   Organizzare le mail per tag e categorie permette di eseguire ricerche più efficaci qualora fosse necessario, ed un gestionale PEC deve andare incontro anche a questa esigenza.
   Inoltre, le categorie possono essere utili anche all’atto della presa in carico, con l’assegnazione automatica di determinate mail sulla base di regole di smistamento precise, ad esempio sulla base del destinatario, oggetto della mail, contenuto. In questo modo la gestione aziendale ne guadagna in efficienza.

Altri vantaggi che può dare un gestionale PEC possono essere:

• Condivisione di caselle mail con più persone all’interno di un ufficio
• Spazio illimitato, superando il limite fisico imposto dalle singole webmail PEC
• Accesi sicuri e monitorati
• Presa in carico delle PEC monitorata ed efficiente
• Invii massivi automatizzati

Insomma, esistono aziende che usano più webmail e più PEC, districandosi tra un accesso e l’altro e perdendo tempo prezioso, mentre vi sono altre aziende più smart che investono in software gestionali delle PEC personalizzati e trovano sicuramente un enorme vantaggio nella gestione dell’intero flusso documentale aziendale.
E voi, che azienda siete?