Come scegliere un software bilancio e gli altri programmi gestionali

Aprire un’attività commerciale presuppone una lunga serie di incombenze di cui è necessario occuparsi per avere la certezza di raggiungere i propri obiettivi di business: ecco perché può rivelarsi indispensabile l’utilizzo di un software bilancio per tutte le esigenze, vale a dire un programma gestionale che consente di creare i documenti che devono essere trasmessi alla clientela e che permette di semplificare in misura significativa la contabilità.

I gestionali che si possono trovare sul mercato sono numerosi, molti dei quali consentono anche di provvedere alla fatturazione elettronica, resa obbligatoria a partire dall’inizio del 2019. All’inizio la scelta del software bilancio più giusto potrebbe comportare un certo dispendio di tempo, ma vale la pena di investire risorse in questo senso: i risultati si potranno vedere non solo sul breve termine, ma anche sul medio e sul lungo periodo.

Quali funzionalità sono necessarie?

Per capire di quale software bilancio si ha bisogno, è essenziale identificare con la massima precisione le esigenze che esso sarà chiamato a soddisfare. Esistono soluzioni gratuite e altre che, invece, prevedono il pagamento di un abbonamento: come si può chiaramente intuire, le seconde mettono a disposizione un maggior numero di funzionalità e molte più integrazioni. Per poter essere considerato valido, per esempio, un software bilancio dovrebbe consentire a chi lo utilizza di eseguire sul computer un backup tramite varie tipologie di export; inoltre, sarebbe meglio avere l’opportunità di creare documenti senza limiti, a meno che non si voglia correre il rischio di non poter emettere fattura da un momento all’altro.

Le caratteristiche che rendono efficace un gestionale

Tra le altre peculiarità che vale la pena di ricercare c’è la creazione di report utili grazie a cui comprendere la direzione assunta dal business: registri Iva, scadenze, piano dei conti e bilancio. A proposito, un software bilancio deve consentire di inviare i documenti e garantire il tracciamento dei messaggi di posta elettronica; inoltre, dovrebbe permettere di importare i file in cui sono presenti la lista prodotti, la lista clienti e fornitori, e così via. Da non sottovalutare l’importanza di realizzare un magazzino in grado di integrarsi in automatico e nel migliore dei modi con i documenti in entrata e quelli in uscita.

Quando un software è funzionale?

Con un software funzionale si deve poter condividere il proprio account con il commercialista; in più, dovrebbero essere assicurate integrazioni con soluzioni in house o provider per la trasmissione al Sistema di Interscambio delle fatture elettroniche. Un aspetto che deve essere curato con estrema precisione è quello relativo all’assistenza, a maggior ragione se si sta parlando di un programma di contabilità: ecco perché può servire dare un’occhiata sul web alle recensioni pubblicate dai clienti, per verificare l’affidabilità del prodotto che si è intenzionati ad acquistare. Al tempo stesso, è opportuno non trascurare il valore della sicurezza, tenendo presente che nelle fatture sono presenti dati sensibili, che vanno archiviati in modo tale da risultare impenetrabili. Per altro, se i dati per colpa di qualche imprevisto dovessero andare persi si rischierebbe di correre qualche pericolo poco simpatico con il Fisco.

Il rapporto tra costi e benefici

Studiare la relazione tra costi e benefici di diversi software consente di individuare quello più in linea con i propri bisogni. Non è detto che il prezzo più basso equivalga sempre alla soluzione più conveniente, anzi: ciò che conta è considerare il modus operandi della casa che fornisce il programma, i suoi aggiornamenti e il rispetto delle normative in vigore. L’interazione con i clienti è uno degli aspetti che dovrebbero indurre a propendere per una certa software house invece che per un’altra, così come l’esistenza di canali di contatto presidiati con costanza.